12 Gen L’arte di pianificare un evento indimenticabile: 8 consigli per la pianificazione di eventi
Piccolo vademecum per event planner con alcuni consigli per la pianificazione di eventi
La pianificazione di un evento richiede tempo, pazienza e attenzione ai dettagli. Ecco alcuni consigli per la pianificazione di eventi:
- Definire lo scopo e gli obiettivi dell’evento: è importante sapere perché si sta organizzando l’evento e quali risultati si vogliono ottenere. È bene dedicare del tempo a questo passaggio mettendo nero su bianco quali sono i nostri scopi. Questo vale anche nel caso di un evento che si ripete nel tempo, dovremo avere sempre dei nuovi scopi, in questo modo si eviterà di cadere nella routine.
- Scegliere un tema e una location: il tema dell’evento dovrebbe essere in linea con gli obiettivi dell’evento e dovrebbe essere riconoscibile in tutte le fasi dell’evento e la location dovrebbe essere adeguata al numero di persone e al tipo di evento che si sta organizzando.
- Creare un budget: è importante stabilire un budget per l’evento e tenere traccia delle spese per assicurarsi di rimanere entro i limiti di spesa ma è altrettanto importante avere la necessaria elasticità per riuscire a soddisfare le esigenze che via via si presentano nella pianificazione di un evento ed essere in grado di adeguare il budget.. Per approfondire l’argomento
- Scegliere il team di pianificazione: questo è uno degli aspetti più importanti se si vuole assicurare il successo dell’evento. Il team di pianificazione dovrebbe includere persone con diverse competenze e conoscenze e mettervi quindi in grado di pianificare tutti gli aspetti che riguardano l’evento e assicurarne quindi il successo.
- Pianificare il programma: il programma dell’evento dovrebbe includere tutti gli elementi principali, come conferenze, workshop, intrattenimento e cibo, con l’espandersi degli eventi virtuali e soprattutto ibridi e con l’analogia di questi ultimi con veri e propri programmi televisivi, il programma dovrebbe includere anche una vera e propria scaletta dell’evento per fare in modo che nella parte virtuale dell’evento non ci siano momenti morti ma sia tutto perfettamente pianificato..
- Promuovere l’evento: è importante promuovere l’evento per attirare il maggior numero di partecipanti possibile. Ci sono molti modi per promuovere un evento, come utilizzare i social media, inviare comunicati stampa e fare pubblicità online. In generale si può consigliare di utilizzare tutti insieme questi canali poi ovviamente dipende da evento ad evento l’importante è usare il linguaggi adeguato per ogni canale che decidiamo di utilizzare. Molto importante invece è far proprio il concetto che un evento inizia molto prima e finisce molto dopo le date in cui si svolge
7. Gestire gli aspetti logistici: ci sono molti aspetti logistici da considerare quando si organizza un evento, come il trasporto, l’alloggio, il catering e l’attrezzatura. Anche qui vale quanto detto prima per il team e cioè è bene crearsi dei partner nei vari settori che riguardano la logistica in modo da avere quell’affiatamento necessario a parlare lo stesso linguaggio ed evitare così spiacevoli inconvenienti.
8. Valutare il successo dell’evento: una volta terminato l’evento, è importante valutarne il successo e raccogliere feedback dai partecipanti per migliorare gli eventi futuri. La vera e propria esplosione di eventi virtuali che abbiamo conosciuto durante la pandemia, ci ha dimostrato come sia possibile raccogliere molti dati di grandissimo interesse sul gradimento dei partecipanti. Dati quindi molto utili per l’organizzazione di eventi futuri. I dati però vanno saputi leggere e quindi avvalersi nel proprio team di un analista di dati non sarebbe una cattiva idea. La tecnologia però ci viene in soccorso anche nel raccogliere dati negli eventi fisici, ci sono applicazioni che permettono di farlo in maniera semplice e molto efficace.
9. Avere sempre in piano B: se c’è una cosa che caratterizza più di altre il settore degli eventi questa è l’incertezza! In ogni momento si possono presentare imprevisti che rischiano di buttare all’aria tutto il tuo lavoro. Addirittura ci sono degli studi sullo stress da organizzatore di eventi per farti capire come questo problema sia importante. Allora l’ultimo consiglio che sentiamo di darti è quello di avere sempre un piano B a disposizione in caso di emergenza. Questo è un elemento che si sviluppa con il tempo e l’esperienza, soprattutto con il tempo si è in grado di avere dei piani di riserva a costo zero o quasi che in caso di bisogno possono tornarci molto utili.
Seguendo questi passi, sarai in grado di pianificare con successo un evento indimenticabile. Ricorda sempre di prestare attenzione ai dettagli e di avere un piano di riserva in caso di imprevisti.