20 Feb L’evento ibrido: la soluzione perfetta per gli eventi del futuro (light commitment, strong engagement)
Evento ibrido quale futuro?
La pandemia ha accelerato lo sviluppo degli eventi virtuali.
La pandemia ha rappresentato un vero e proprio spartiacque per il settore degli eventi, il cui futuro è ancora molto incerto. Molte aziende sono state costrette
a cancellare o riorganizzare i loro eventi in persona. Questa situazione ha portato ad una crescita rapida e inaspettata degli eventi virtuali, ma anche ad alcune difficoltà nella loro organizzazione. Molti organizzatori di eventi, infatti, non avevano la competenza necessaria per creare eventi virtuali di successo e questo ha rappresentato un ostacolo per molte aziende.
Nonostante queste difficoltà, la necessità di continuare a organizzare eventi ha spinto molte aziende a sviluppare le loro competenze nella produzione di eventi virtuali. Questo ha permesso loro di mantenere la loro presenza sul mercato e di continuare a connettersi con il loro pubblico, anche in un momento di incertezza e difficoltà. Con il superamento dell’emergenza pandemia il 2022 ha rappresentato il ritorno agli eventi di persona caratterizzati però da molta incertezza sulla volontà effettiva delle persone di rimettersi in movimento per partecipare agli eventi ed è proprio su questa incertezza e su come si origina che dobbiamo ragionare per capire meglio quale sarà il futuro degli eventi.
Il 2023, stando alle previsioni, sarà l’anno della rivincita degli organizzatori di eventi che sembrano voler tornare indietro nel tempo al periodo prima della pandemia con una fortissima ripresa degli eventi fisici ma le cose sono cambiate in modo irreversibile.
Avendo provato i vantaggi degli eventi virtuali i partecipanti agli eventi, in qualsiasi ruolo, hanno assimilato quello che potremmo definire il “light commitment” cioè la sicurezza di sapere che si può manifestare interesse ad un evento ma senza un particolare impegno, sicuri del fatto che in qualsiasi momento ci si potrà tirare indietro senza pagare conseguenze e soprattutto si potrà magari prendere parte allo stesso ma in maniera meno impegnativa (per esempio da remoto).
Molto dipenderà dalla capacità dell’evento di coinvolgere le persone e su questo gli organizzatori dovranno lavorare molto per creare uno “strong engagement” un forte coinvolgimento prima, durante e dopo l’evento.
In questo contesto, l’evento ibrido rappresenta una soluzione perfetta Questi eventi combinano infatti le opportunità offerte dalla tecnologia con la presenza fisica dei partecipanti, offrendo un’esperienza unica e coinvolgente per tutti i partecipanti e permettono quindi di allargare l’offerta dell’evento anche a quelli che hanno un “ligth commitment”.
Gli eventprofs continuano a essere orientati verso gli eventi in persona
Da alcuni dibattiti su LInkedin relativi agli eventi risulta che gli eventprofs continuano a essere orientati verso gli eventi in persona:.
Gli eventi dal vivo hanno un impatto unico sugli ospiti che non può essere replicato virtualmente. Questi eventi offrono un’opportunità unica per creare relazioni personali e costruire una comunità. Le interazioni faccia a faccia sono molto più significative e durature rispetto alle interazioni virtuali. Inoltre, gli eventi dal vivo creano esperienze tangibili che gli ospiti possono toccare, vedere e sentire, rendendo l’esperienza più coinvolgente e memorabile.
Gli eventi in persona permettono anche ai partecipanti di socializzare e creare connessioni in modo naturale e informale, che può essere difficile da replicare virtualmente. Inoltre, gli eventi dal vivo possono offrire un’esperienza sensoriale unica attraverso l’utilizzo di luci, suoni, design dello spazio e altri elementi che possono aumentare l’impatto emotivo dell’evento.
Tutte verità sacrosante e condivise, tuttavia come già detto sopra, rimane il fatto che la pandemia ha fatto conoscere anche i vantaggi di una forma di partecipazione meno impegnativa, che permette di poter cambiare idea all’ultimo momento era dal doversi recare all’evento al potervi partecipare a distanza, dedicando a questo soltanto un tempo limitato, per poi magari recuperare successivamente le parti dell’evento che si ritengono interessanti.
Alla fine si può creare un agenda degli eventi suddividendoli tra quelli a cui si intende partecipare fisicamente e quelli a cui è sufficiente partecipare a distanza dedicando un tempo limitato.
I partecipanti apprezzano i vantaggi aggiuntivi degli eventi ibridi, come la possibilità di partecipare da remoto.
L’evento ibrido che combina elementi di eventi dal vivo e virtuali offre ai partecipanti molti vantaggi che non possono essere ottenuti solo con eventi dal vivo o virtuali.
Tra i vantaggi dell’evento ibrido, la flessibilità e l’accessibilità sono sicuramente tra i più apprezzati: i partecipanti possono partecipare da remoto da qualsiasi luogo, senza dover viaggiare o prendere un giorno libero dal lavoro, se al sopraggiungere dell’evento hanno qualche imprevisto nel lavoro o anche nella loro vita privata, possono comunque optare per una partecipazione da remoto.
Questo è particolarmente importante per le persone che vivono in luoghi distanti o che non possono permettersi di viaggiare ma lo è, come detto, anche per le persone che pur essendo interessate ad un evento non lo sono abbastanza da affrontare un viaggio allontanandosi da casa per giorni. Inoltre, gli eventi ibridi possono essere progettati in modo da consentire la partecipazione in presenza o da remoto a seconda delle loro preferenze o esigenze.
L’evento ibrido, dunque, è senza dubbio quello in grado di offrire la massima flessibilità e la massima accessibilità, due parole d’ordine degli eventi attuali ma c’è un’altra parola d’ordine che viene rispettata ed è sostenibilità, gli eventi ibridi infatti permettendo ad una parte di pubblico di partecipare da remoto, permettono di ridurre l’impatto ambientale. Ovviamente molto dipenderà da come sono organizzati.
5 idee su come organizzare un evento ibrido
Partendo dal presupposto che ogni evento ha le sue caratteristiche e dare dei consigli é sempre abbastanza difficile, in linea generale tuttavia si possono dare delle indicazioni di massima:
Utilizzo di tecnologie avanzate: L’utilizzo di tecnologie avanzate come la realtà aumentata, la realtà virtuale e la grafica in tempo reale può rendere l’esperienza di partecipazione online più immersiva e coinvolgente.
Personalizzazione: La personalizzazione dell’esperienza di partecipazione per ogni singolo partecipante, che si tratti di scegliere il proprio percorso di esplorazione virtuale o di interagire con i relatori in modo individuale, può aumentare l’engagement e la soddisfazione dei partecipanti.
Collaborazione tra partecipanti: La creazione di opportunità di collaborazione tra partecipanti, come workshop interattivi o sfide a squadre, può aumentare la partecipazione e la motivazione dei partecipanti.
Integrazione dei social media: L’integrazione dei social media come Instagram, Twitter e Facebook può aumentare la visibilità dell’evento e offrire ulteriori opportunità di interazione e coinvolgimento per i partecipanti.
Performance artistiche: L’inclusione di performance artistiche, come spettacoli dal vivo o esibizioni musicali, può offrire un momento di svago e intrattenimento per i partecipanti e al tempo stesso rafforzare l’identità e la personalità dell’evento.
Ma come sostenere i maggiori costi organizzativi di un evento ibrido?
Tante belle parole ma alla fine la domanda che si pongono gli organizzatori di eventi è sempre una: come far fronte alle maggiori spese che un evento ibrido comporta. Ecco qui alcuni consigli su come riuscire a sostenere le maggiori spese:
Pianificare con anticipo: pianificare con largo anticipo l’evento ibrido può aiutare a identificare e prevedere i costi associati all’utilizzo di tecnologie di trasmissione in streaming e altri strumenti digitali.
Partner tecnologici: collaborare con partner tecnologici e fornitori di servizi per eventi ibridi può aiutare a ottenere sconti e offerte speciali per le attrezzature e i servizi di cui si ha bisogno.
Utilizzo di piattaforme aperte: utilizzare piattaforme aperte e gratuite come Zoom, Google Meet o Microsoft Teams può essere un modo conveniente ed economico per trasmettere l’evento.
Sfruttare la pubblicità: coinvolgere sponsor o partner aziendali per aiutare a coprire i costi dell’evento, in cambio di visibilità per la loro azienda durante l’evento.
Utilizzare gli strumenti digitali a proprio vantaggio: utilizzare gli strumenti digitali per raggiungere un pubblico più vasto e ridurre i costi di trasporto e alloggio per i partecipanti e i relatori. Questo può anche aumentare l’engagement del pubblico durante l’evento.
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