
07 Mar Come si organizza una fiera virtuale: quello che devi sapere
Come si organizza una fiera virtuale: quello che devi sapere
Hai mai sentito parlare di fiera virtuale?
Con questa parola si indicano una serie di eventi che, grazie all’utilizzo di particolari apparecchiature, si svolgono sul web anziché in una location fisica.
In questi ultimi anni, a causa della pandemia da Coronavirus, questo tipo di eventi online è stato molto utilizzato e ha permesso alle aziende di non rinunciare alla programmazione di piccoli e grandi eventi.
Come ha reagito il settore delle fiere al Coronavirus
L’emergenza sanitaria, infatti, soprattutto nei primi tempi di Lockdown, ci ha costretto a rivedere le nostre abitudini, anche lavorative, e i contatti con il mondo esterno.
Gli eventi, gli incontri, le manifestazioni e le fiere in presenza sono state spesso cancellate o rimandate facendo perdere numerosi investimenti agli organizzatori e bloccando interamente il mondo fieristico.
Questo fino a quando il settore non si è reinventato puntando su un nuovo approccio e nuove modalità come l’utilizzo di eventi virtuali, molto flessibili e personalizzabili in base alle proprie esigenze.
I vantaggi di questi eventi in streaming sono stati molti perché hanno permesso di connettere molte persone da tutta Italia (e non solo) in un momento in cui alcuni settori non potevano più svolgere le loro attività normalmente o quando si richiedeva di rispettare il distanziamento sociale.
Ora che la pandemia sembra subire un rallentamento, le fiere virtuali sono destinate comunque a rimanere nei palinsesti degli organizzatori di fiere ed eventi visti i grandi vantaggi che offrono.
Sei curioso di saperne di più?
In questo articolo ti spiegheremo meglio cos’è una fiera virtuale, come può essere utile per la tua attività e il tuo business e quali sono i vantaggi.
Fiera virtuale: cos’è
Come abbiamo anticipato, una fiera virtuale è un evento che si svolge interamente nel web e permette al visitatore di partecipare ad una certa manifestazione accedendo a tutti gli spazi espositivi utilizzando una piattaforma prestabilita.
L’accesso è abilitato subito dopo l’acquisto del biglietto e il visitatore, nella data in cui si terrà la fiera, potrà esplorare l’evento virtuale partecipando in diretta oppure vestendo i panni di un avatar, ovvero di un personaggio virtuale.
Si tratta di un’esperienza molto interattiva dove però i contatti, che avvengono tra aziende e persone, sono reali e finalizzati a costruire una nuova rete commerciale.
I vantaggi
- La sede. Innanzitutto, gli organizzatori non hanno bisogno di prenotare una sede abbastanza grande in grado di ospitare stand fisici.
- I costi. Chiaramente anche i costi saranno diversi rispetto ad un evento fisico, sia per gli standisti che per gli organizzatori. Saranno certamente molto minori rispetto all’affitto di uno stand fisico e di un intero capannone in grado di ospitare la fiera.
- La partecipazione. Chi vuole partecipare da visitatore (o da standista) lo può fare da qualsiasi parte del mondo. Basta solo una buona connessione e il gioco è fatto. Questo è un grande vantaggio perché i contatti – un tempo limitati in base alla lontananza della sede – possono aumentare in maniera esponenziale.
- Le trattative. In questo caso le trattative commerciali tra organizzatori e standisti possono essere avviate in chat o videochiamata. Non c’è bisogno di spostarsi: per firmare il contratto basta una call e la trasmissione via email o posta certificata.
- Lo scambio. Un altro vantaggio è quello di poter dare al visitatore uno spazio in cui informarsi, prenotare appuntamenti con gli standisti, assistere agli eventi virtuali, leggere brochure e interagire con standisti e aziende grazie a sistemi di messaggistica avanzati.
- Nuove opportunità commerciali. I visitatori possono interagire direttamente con gli standisti e trovare contatti interessanti di lavoro che potranno essere approfonditi alla conclusione dell’evento.
- Concorrenza azzerata. A meno che il visitatore non conosca già uno standista, la fiera virtuale permette di rendere uguali tutti i partecipanti. Solitamente alle fiere fisiche uno stand grande attrae di più l’occhio del visitatore: sul web saranno le strategie di marketing a dover essere curate.
Organizzare una fiera virtuale: come si fa
Certamente per organizzare una fiera virtuale non ci si può improvvisare. Un evento, per essere memorabile, deve essere impeccabile.
La prima cosa da capire, però, è che un evento virtuale non vuole sostituire l’evento fisico, ma vuole migliorarlo e rendere più completa l’esperienza.
Per questo solitamente ci si rivolge a dei professionisti che propongono la migliore piattaforma in base alle proprie esigenze.
Ad esempio, devi organizzare una fiera culturale?
La prima cosa da fare è scegliere la piattaforma giusta per il tipo di evento e in base al budget a disposizione.
Si può optare per un evento in live streaming oppure si può scegliere di vivere un’esperienza più avanzata con la creazione di avatar interattivi.
In quest’ultimo caso, per esempio, l’avatar del visitatore, dopo l’acquisto del biglietto virtuale, si potrà interfacciare con gli avatar degli standisti che hanno deciso di aderire alla fiera culturale.
Potranno comunicare tramite messaggistica e poi interagire in modo più diretto attraverso call fissate con un appuntamento.
Inoltre, il visitatore potrà partecipare a interventi tematici scegliendo tra i diversi panel quelli che più gli interessano.
Nel caso in cui la piattaforma non preveda l’utilizzo di avatar, il visitatore potrà comunque vivere le stesse esperienze e ottenere contatti proficui.
Ottenere i migliori risultati affidandosi ad esperti del settore
Come puoi immaginare, tutto questo ha bisogno di una grande organizzazione a monte e di professionisti in grado di scegliere le giuste piattaforme per offrire eventi live streaming, ma soprattutto per coordinarli.
Non basta, infatti, una precisa organizzazione: per la buona riuscita di un evento di piccola o grande portata servirà anche l’aiuto di un tecnico in grado di coordinare le varie sale virtuali e di far intervenire (nel caso degli eventi in streaming) il pubblico in diretta.
Inoltre, ogni piattaforma va personalizzata con il design e il logo della fiera o dell’evento in modo da rendere l’esperienza il più possibile immersiva e potrebbe essere utile inserire altri eventuali spazi personalizzati (come gli sponsor).
Noi di Fast Video Produzioni offriamo anche un servizio completo di live streaming professionale per la realizzazione e la gestione di eventi virtuali: una soluzione utile per chi vuole realizzare questi eventi tutto l’anno.
Stai organizzando un evento di formazione, una convention o una lezione e vuoi sapere qualcosa di più sulle fiere virtuali e i loro vantaggi?
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