La Voce dell’Evento (LVE) è un format televisivo creato su misura per fiere, congressi e festival. Per ogni manifestazione, organizzazione e redazione progettano insieme la sua realizzazione, partendo dai temi, dalle attività e dalle persone che la caratterizzano.
Il format prende forma in un programma televisivo dedicato alla manifestazione, con una redazione, un conduttore e una scaletta preparata prima dell’evento. Il programma mette in relazione ciò che accade nei diversi spazi: presenta un argomento, ascolta chi lo conosce, mostra un’attività e aiuta il pubblico a capirne il significato.
Dalla preparazione alla diretta
Esplora il lavoro con l’organizzazione, la conduzione e i collegamenti durante la manifestazione, le modalità con cui il pubblico segue il programma.
Apri i tre passaggi per scoprire come si costruisce la trasmissione.
01 · PRIMA DELL’EVENTOSi progetta il programma
Organizzazione e redazione scelgono temi e protagonisti. Si concordano interviste, dimostrazioni, luoghi e orari dei collegamenti.
Si stabiliscono anche i canali di distribuzione e le attività per far conoscere la trasmissione al pubblico.
02 · DURANTE L’EVENTOIl conduttore guida il racconto
Introduce gli argomenti, incontra gli ospiti e presenta i collegamenti dai diversi spazi della manifestazione.
La redazione segue ciò che accade e aggiorna domande e contenuti entro il progetto concordato. Le scelte strategiche restano condivise con l’organizzazione.
03 · PER IL PUBBLICOTemi e persone trovano un contesto
Chi segue vede una trasmissione che spiega le attività e mette in relazione i contributi della manifestazione.
Quando il progetto comprende il pubblico presente, punti di visione possono far conoscere attività in altre aree e indicare quelle ancora visitabili.
Dal convegno allo stand: che cosa succede?
Esempio illustrativo ambientato in una fiera di florovivaismo: apri i passaggi per seguire la preparazione e il collegamento.
Prima della fiera: preparare la dimostrazione
Il convegno affronta l’irrigazione. La redazione concorda con un espositore una dimostrazione di sonda e centralina: chi interviene, che cosa mostra e a quale ora. Il materiale viene preparato prima.
In trasmissione: vedere l’applicazione
Il conduttore introduce il tema: «Come si usa la misura dell’umidità per decidere quando irrigare?». Presenta poi il collegamento allo stand: l’espositore mostra la lettura della sonda e spiega come la centralina la utilizza.
Una domanda del dibattito: approfondire il punto
Se nel convegno emerge una domanda sul posizionamento della sonda, l’intervista può approfondirla. La dimostrazione è già stata preparata; la domanda permette di approfondire un aspetto durante l’intervista. La trasmissione prosegue poi con gli altri temi e protagonisti previsti.
A cura di Fast Video Produzioni.
Che cosa vede il pubblico
Chi segue la trasmissione trova conversazioni con gli ospiti, collegamenti dai luoghi della manifestazione e contributi preparati per approfondire i temi. Il conduttore presenta le persone e spiega che cosa stanno mostrando. La redazione sceglie i contenuti e il loro ordine, così che ogni passaggio abbia un posto nel programma.
Per esempio, un tema discusso in un convegno può proseguire con una dimostrazione nell’area espositiva. Il collegamento permette di vedere un’applicazione e di porre domande a chi la presenta. Altri momenti della trasmissione possono far conoscere un progetto, un’attività o un protagonista della manifestazione.
Come si colloca nella manifestazione
Convegni, dimostrazioni e incontri mantengono i propri orari e le proprie attività. LVE costruisce il suo programma a partire da ciò che la manifestazione offre, concordando prima accessi, disponibilità delle persone e momenti dei collegamenti.
Un centro di conduzione può ospitare gli incontri con gli ospiti. Collegamenti e contributi raccolti nei diversi spazi portano nella trasmissione altre voci e attività. Luoghi, durata e risorse produttive si scelgono in funzione del programma da realizzare.
Si progetta anche dove seguirla e come farla conoscere. Il pubblico a distanza deve sapere quando va in onda e su quale canale. Quando il progetto comprende il pubblico presente, schermi e punti di visione possono far scoprire attività in altre aree e indicare quelle ancora visitabili.
Che cosa può dare all’evento
- Far conoscere la manifestazione nel suo insieme. Il programma collega temi, persone e attività che si svolgono in luoghi e momenti diversi, aiutando il pubblico a comprenderne il valore.
- Far scoprire attività e protagonisti. Una dimostrazione entra nel racconto con una spiegazione; un ospite può raccontare il proprio lavoro e rispondere alle domande. Chi è presente può decidere di raggiungere un’attività ancora aperta.
- Offrire spazi di comunicazione ai partner. Rubriche e segmenti sponsorizzati possono entrare nell’offerta commerciale della manifestazione. Contenuti, durata e presenza dello sponsor si progettano e si rendono riconoscibili; accordi e vendita restano da definire sul singolo evento.
- Preparare contenuti da utilizzare dopo. Se previsti nel progetto, interviste e passaggi del programma possono diventare clip per i canali dell’organizzazione e dei partner. Destinazioni, diritti d’uso e consegne vengono concordati prima.
Perché queste possibilità siano utili, vanno collegate agli obiettivi dell’evento e al pubblico da raggiungere. Distribuzione e promozione fanno parte del progetto: produrre la trasmissione e farla conoscere sono attività da organizzare insieme.
Un esempio: dal tema del convegno alla dimostrazione
Immaginiamo una fiera dedicata al florovivaismo. Un convegno affronta l’irrigazione; uno degli espositori presenta un sistema con una sonda di umidità e una centralina. È un esempio illustrativo di un singolo segmento della trasmissione.
Prima della fiera, la redazione concorda con l’espositore che cosa mostrare e chi intervistare. Si preparano un campione di terreno, la lettura sul display e la spiegazione della soglia impostata. Si sceglie un orario compatibile con gli altri impegni della persona coinvolta.
In trasmissione, il conduttore introduce il tema e domanda: «Come si usa la misura dell’umidità per decidere quando irrigare?». Poi presenta il collegamento allo stand. L’espositore mostra la lettura della sonda e spiega come la centralina la utilizza. Il pubblico vede la dimostrazione e ascolta la spiegazione.
Se nel convegno è emersa una domanda sul posizionamento della sonda, l’intervista può approfondire anche quel punto. La dimostrazione è stata preparata prima; le domande possono aggiornarsi durante la giornata. Il resto del programma racconta altri temi, attività e protagonisti.
Come si prepara e come si aggiorna
Organizzazione e redazione partono dal programma e dagli obiettivi della manifestazione. Scelgono i temi prioritari, le persone da coinvolgere e le attività da mostrare. Concordano responsabilità, accessi, disponibilità e impegni con i partner.
La redazione prepara la scaletta, le interviste e i collegamenti. Raccoglie anche contributi utilizzabili in momenti diversi, per gestire variazioni e aggiornamenti.
Durante l’evento segue ciò che emerge e aggiorna il programma. L’organizzazione mantiene la responsabilità sulle scelte strategiche; la direzione editoriale gestisce la trasmissione secondo quanto concordato e si confronta con l’organizzazione quando una decisione modifica il progetto.
Da dove partire per il tuo evento
Il primo confronto riguarda il programma della manifestazione, il pubblico che vuoi raggiungere e le attività e persone che vorresti far conoscere. Queste informazioni permettono di valutare come inserire la trasmissione e quale lavoro richiedere alle parti.
Approfondisci il progetto La Voce dell’Evento.
Stai organizzando una manifestazione? Raccontaci il tuo evento: nel messaggio indica il programma e le tue priorità. Puoi anche scrivere a info@fastvideoproduzioni.it e allegare il programma.